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In business writing, technical writing, and other forms of composition, instructions are written or spoken directions for carrying out a procedure or performing a task. It is also called instructive writing. Step-by-step instructions typically use the second-person point of view (you, your, yours).
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BetaEffective instruction is simple. Don't use long, involved paragraphs. Instead, use short, clear sentences, bullet points, and visual aids. Use active words. Instructions should be full of active, descriptive words.
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BetaSome instructional texts are used to give directions on how to operate an appliance, how to handle a substance, how to implement a code of standards, or how to prepare a certain recipe. These texts are often accompanied by drawings, graphics and certain iconic language to ensure understanding of the message.
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BetaInstructions are written for people who do not know to perform a particular task. Your goal should be to provide the least competent used with the information necessary to use your device in the most safe and effective manner possible. Therefore writing instructions requires keen analysis of the process or task that you are instructing.
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BetaFollow these guidelines to help you create clear, easy-to-follow instructions, whether you're writing simple, single-step procedures or complex procedures that consist of multiple steps. Complex instructions often consist of multiple steps formatted as a numbered list. For multiple-step procedures in numbered lists:
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BetaOne of the most common and important uses of technical writing is to provide instructions, those step-by-step explanations of how to assemble, operate, repair, or do routine maintenance on something. Although they may seems intuitive and simple to write, instructions are some of the worst-written documents you can find.
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BetaRead an example of written instructions that include several typical layout features of instructional texts. Followed by a choice of writing tasks to complete. Suitable for Entry 3 through to Level 2 English Functional Skills. Editor's note.
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BetaTo set you up for success, we'll dive into the basics of work instructions, run through some of the best work instruction examples and learn about the elements that make them work. Want to write work instructions in half the time? Scribe is an AI-powered tool that documents your processes for you.
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BetaWe have five tips to help you write clear instructions: Write an introduction explaining what the instructions will cover. Break down the task into clear, logical steps. Use the imperative mood when writing up your instructions for clarity. Write instructions using simple, easy-to-understand language.
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BetaWork instruction describes the work process step by step. The step-by-step guide template contains detailed instructions for each step. The most inexperienced workers can perform tasks sufficiently without anyone supervising them. Compared to standard work procedures, work instructions are more detailed.
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